Familia de produse WebOffice oferita de Exonsite este o suita de aplicatii si baze de date care gestioneaza documentele din cadrul unei organizatii si permite utilizatorilor sa-si organizeze si sa-si administreze afacerile prin intermediul unui browser si a unei pagini web. Acest nou concept va permite sa va conectati la serverul web al firmei dumneavoastra si sa lucrati ca si cum ati fi prezent fizic la serviciu fara a mai fi necesar transportul unor documente sau prezenta unui laptop. Marele castig adus de aceasta suita de aplicatii este mobilitatea desavarsita si protectia totala a datelor si documentelor dumneavoastra.
Avantaje:
- administreaza activitatile clasice de registratura (registru unic de intrari/iesiri); gestioneaza circuitul documentelor
- foloseste in mod nativ organigrama, cu diferite drepturi si nivele de acces
- inregistreaza automat istoricul de prelucrare a documentelor
- foloseste un nomenclator de categorii de probleme permitand actualizarea acestuia
- permite transmiterea, receptionarea si managementul faxurilor primite si trimise
- permite atasarea de fisiere diverse
- permite managementul contactelor si intalnirilor

Aceasta aplicatie a fost proiectata pentru evidenta si managementul contactelor si intalnirilor dumneavoastra furnizand urmatoarele avantaje si beneficii:
- permite programarea de activitati publice si efectuarea de insemnari ce pot fi vizualizate de toti utilizatorii modulului in acelasi timp cu aceleasi operatiuni, dar private
- usurinta utilizarii – acest principal avantaj provine din faptul ca nu aveti cum sa uitati un numar de telefon sau o intalnire pentru simplul motiv ca nu o transportati cu cu dumneavoastra ca pana acum. Tot ce aveti nevoie este un calculator conectat la Internet (camera de hotel, Internet café)
- managementul extrem de simplu va permite cautarea, modificarea, stergerea si adaugarea contactelor solicitate
- calendarul va furnizeaza un excelent mijloc pentru planificarea intalnirilor sau evenimentelor
Unde si de ce este necesara prezenta acestui program:
- orice firma si societatate comerciala, institutii de invatamant, prefecturi si primarii, partide politice indiferent de numarul de membrii
- elimina hartia si posibilitatea pierderii sau uitarii agendei “clasice”

Aplicatia WebFax permite realizarea transmiterii si receptionarii faxurilor de catre utilizatorii organizatiei dumneavoastra folosind ca interfata o pagina web pentru conectarea la serverul de fax propriu. Se pot trimite si receptiona faxuri fara a mai fi necesara instalarea unui program special in acest sens ca in cazul aplicatiilor de fax cunoscute. Indiferent in ce colt al lumii sunteti, puteti prin intermediul Internetului sa va consultati fax-urile primite fara a mai fi necesar sa va sunati secretara.
Avantajele folosirii acestui sistem fax sunt:
- posibilitatea de a apela acest serviciu de oriunde aveti acces la email sau Internet
- puterea de a trimite mesajele fax la fel ca si în cazul mesajelor de e-mail - usor si rapid
- usurinta în utilizare, usurinta in administrare, economii substantiale si fiabilitate
- eliminarea consumurilor inutile de hartie, toner sau cerneala
Unde si de ce este necesara prezenta acestui program:
- orice firma si societatate comerciala, institutii de invatamant, prefecturi si primarii, partide politice etc
- vine in completarea unei solutii de clasice de fax furnizand o nou dimensiune acestui serviciu
- pastrarea a ceea ce se numeste “corporate identity”, faxurile plecand sub aceeasi forma (nu mai este necesara folosirea altui fax decat cel al organizatiei)
- managementul complet indiferent de locatia celui care il opereaza (nu mai este necesara prezenta operatorului langa masina fax)
- nu in ultimul rand, elimina hartia si posibilitatea pierderii sau deteriorarii faxurilor primite
Spre deosebire de alte solutii de fax existente, aplicatia noastra permite o totala independenta de platforma (se pot vizualiza sau transmite documente la fel de usor de pe orice sistem de operare fie el Windows, MacOS sau Unix/Linux).

Acest modul a fost proiectat pentru a servi la managementul circuitului documentelor care sosesc sau sunt trimise de la Registratura sau Secretariat. Astfel in orice moment se poate observa destinatia unui document si starea lui. Necesitatea acestui serviciu a aparut ca urmare a numeroaselor dificultati aparute in munca de gestionare a actelor si documentelor (destinatie, starea lor: aprobare, rezolutie, respingere samd) care sunt prelucrate intr-un serviciu de Secretariat.
Avantajele modulului WebReg sunt:
- usurinta in organizarea si prelucrarea actelor
- controlul strict al iesirii sau intrarii actelor
- urmarirea facila a termenelor de rezolvare sau al rezolutiilor
Unde si de ce este necesara prezenta acestui program:
- orice Secretariat si/sau Registratura cu trafic mediu/mare de acte si documente (primarii, prefecturi, firme si organizatii, fundatii etc)
- elimina timpii morti si perioadele in care diverse documente “zac” prin birouri fara o semnatura sau o rezolutie
- micsorarea timpului de cautare a diverselor acte

La fel ca modulul de mai sus, WebDocman a fost creat pentru a fi folosit in controlul circuitului documentelor sau actelor intr-o organizatie (diverse acte care necesita mai multe semnaturi si o multitudine de modificari, proiecte, planuri etc) si o noua modalitate de a controla si verifica activitatea aceleiasi organizatii prin inregistrarea corespondentei interne in mod electronic, inlocuindu-se astfel comunicarea verbala sau prin intermediul hartiei. Fluidizarea si controlul traficului unui act de la sursa, trecand prin mai multe birouri sau departamente, pana la destinatar, a facut ca acest produs sa fie extrem de valoros pentru cresterea productivitatii muncii si eliminarea birocratiei.
Avantajele acestui produs sunt:
- se castiga timp prin evitarea intalnirilor si sedintelor interminabile prin punerea la dispozitie a unui spatiu virtual de comunicare si de confruntare a ideilor
- usurinta in organizarea si prelucrarea actelor si urmarirea stricta a traseului pe care il parcurg
- urmarirea facila a traseului si a timpilor de rezolvare a diverselor documente
- reducerea trimpului de executie a diverselor planuri si proiecte care necesita colaborare intre departamente si/sau birouri.
Unde si de ce este necesara prezenta acestui program:
- orice organizatie, indiferent de marime, cu mai multe compartimente (firme si societati comerciale, institute de proiectare, primarii, prefecturi, inspectorate, unitati de invatamant etc)
- permite urmarirea si verificarea timpilor de rezolvare
- verificarea celor raspunzatori de starea unui proiect sau unui document

Ultimul modul, dar nu cel din urma a aparut datorita nevoii de a organiza si a administra organigrama unei organizatii cu drepturile si obligatiile aferente membrilor. Astfel, devine simpla organizarea, permitand controlul pe nivele ierarhice a functionarii unei societati.
Avantajele acestui produs sunt:
- reducerea trimpului de executie a diverselor planuri si proiecte care necesita colaborare intre departamente si/sau birouri prin integrarea cu modulul WebDocman
- organizarea pe grupuri de lucru (intre membrii care nu apartin aceluiasi departament), lucru care face posibila participarea unui membru la proiecte diferite
- colaborare intra si interdepartamentala
Unde si de ce este necesara prezenta acestui program:
- orice organizatie, indiferent de marime, cu mai multe compartimente (firme si societati comerciale, institute de proiectare, primarii, prefecturi, inspectorate, unitati de invatamant etc)
- permite verificarea celor raspunzatori de starea unui proiect sau unui document